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中部骆驼.李晓跃的博客

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2010年3月11日  

2010-03-11 22:55:53|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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请支持我启用一种全新的辅助办公方式

 

          到政府工作以后,一个最大的感受是陷入了文山会海和“煲电话粥”之中,开不完的会,办公室有签不完的文件,有接不完的电话。许多文件是必须处理的,许多会(不管是上级组织开的,还是自己组织开的)是必须参加的,电话是必须要接的(这是对要找你的人起的尊重)。可恼的是,来电话时正在开会有时还是在发言、陪客人或在思考一个问题,电话来了,只能中断手头的事。要向你汇报的事自然是重要的,我也理解一般人无事正常情况下不会给你打电话,甚至有的在拨电话前有顾虑,他怕打扰了你。所以电话来了,我不得不接,这样感到自己有时成了“接线员,而且一天下来,因电子辐射,耳朵嗡嗡作响,面部局部有些发麻。但在似乎在现行政治体制下,凭个人的能力无力为天,真感到有些无奈。

        昨天晚上,读了由人民日报记者凌志军撰写的《追随智慧》一书的第一章,介绍李开复在微软亚洲研究院任院长时推行的“电子邮件文化”很受启发。李开复与他的助理陈蕾的办公桌仅一墙之隔,但他如果有什么事情要陈蕾去做,既不肯推门出来走到陈蕾桌边吩咐”请你。。。。。“,也没有拿起电话高声呼唤”请来一下“的习惯,而总是用电子邮件互通往来。在微软工作的中国员工,全都用手指在键盘上表述自己的想法。

        从文中的介绍性文字我总结出通过电子邮件办公的诸多好处:一是大大提高了工作效率。一个电子邮件发送来发送去仅几秒钟的时间,省掉了来去的路费和时间。对于地处中国的亚洲研究院与远在万里之外的美国微软总部沟通汇报工作有非同一般的现实意义,对我们这样一个地域面积大,交通不便的地方,当然也有现实意义;二是改变了作风。通过电子邮件,可以开门见山,直奔主题表达自己的想法,避免了本一句话可以讲清楚,但见面或开会时要说上十句的倾向,而且去掉一些见了面必须的寒喧礼仪和客套,减少了形式主义和官僚作风;三是解脱了自己和别人。”电子邮件的精髓,是以数字化的管理手段取代人的主观随意性,但问题又不仅如此,对于一个人来说,它在无形中督促每一个人精确地表达思想,反应敏捷,直截了当而不含精其辞,主动安排自己而不是被动应付别人,可以在一派歌舞升平当中无所顾忌地说些不中听的话,做了错事而又没有勇气当面表白的进修,也能以这种不必见面的方式向人家致歉。对于一个组织来说,电子邮件所包含的意义就更值得回味。当人们无论高低贵贱都可以直接往来表达自己的意见时,传统机构中通常具有的那种等级差别就变得模糊,不再需要设立那么多的管理部门以及管理层次,那些担负承上启下之责的一级又一级中间管理人员,现在也不再像过去那样重要。

        今天分别接到了县直两个部门和一个企业老板的要汇报情况的电话。我说我全天的日程已排满,请把情况或想法发封电子邮件给我,如果事情紧急的话发短信,我立马处理,如果不急,我晚上再去处理,并告诉了他们我的电子邮箱。晚上回到家里,我自在地处理了这三封邮件,感到有些惬意。

        虽然发电子邮件不可能取代所有的办公方式和管理方式,但可以作为一种重要的辅助手段,让我要找的人和要找我的人能更为简捷有效地沟通。

        读了这篇博文,赞同我的做法的话,有事或有想法要找我反映时请发短信询问我的邮箱地址。让我们在电子邮件文化中品味工作的乐趣吧!

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